私たちの技術 ── 事例紹介01情報基盤
Osti開発物語

「Microsoft365」の環境構築

Notesからの移行プロジェクトは、大陽日酸グループ会社全社　約6500人（移行当時）を対象ユーザーとする。取り急ぎ、利用頻度の高いメールとカレンダー機能から移行を進めることになった。特にメールは、全社員が毎日必ず確認するもので、社内連絡や顧客との連絡など、重要なコミュニケーションツールである。それだけに、切り替え時にも、受信漏れやメールリストの抜けなどのミスは許されない。

そこで選ばれたのは、Microsoft社が提供するクラウドサービス「Microsoft365」である。メール機能以外に、カレンダー機能や様々な機能も備えている。それまではデータセンター内にあるサーバーで自主管理していたが、Microsoft365では、それをMicrosoftのサーバーに移管し、クラウド化することができる。そして、システムはセキュリティが高く、マルチ言語にも強いという特徴が今回の課題解決にマッチした。

2016年12月、Microsoft365の環境構築に着手した。導入するサポートベンダーを選定し、要件定義、実装を行っていく。しかし、実装の段階で、いくつかの問題点が明らかになった。たとえば、Microsoft365のFireWall（※4）通信許可の問題。Microsoft365では、本来、FireWall を経由しない構成を推奨しており、FireWallを利用して社内ネットワークからMicrosoft365に入る場合は、通信要件を満たすため定期的に通信要件を更新しなければならない。更新頻度が高いため追従が困難であることがわかった。これは、別途にソリューションを採用することでなんとか解決することができた。また、転送設定の運用で、既存の運用が実現できない部分があることもわかった。これについては、一部を運用回避として、80％の実現として許容することで落ち着いた。

「シングルサインオン（SSO）」の導入

環境構築で苦労したのは認証の仕方だ。新システムでは、Outlookの他にkintoneやCONCURなど、多くのソフトウェアと連携するが、本来はその一つひとつにIDとパスワードが必要となる。一つひとつ認証しているとID・パスワードの入力に手間がかかるうえ、管理も大変になる。そこで、1組のID・パスワードの認証を行うだけで、複数のクラウドサービスやソフトウェアにログインできるようにするシングルサインオン（以下SSO）を導入することになった。管理すべきID・パスワードが一つで済むため、忘れることもなく、管理側でもパスワードを忘れた問い合わせが減り、負担が軽減される。

2017年1月、SSO連携構築をスタートした。社内でテストを繰り返し、本稼働に向けての課題の洗い出しを行う。テストの結果、レジストリの設定が必要な部分が多数判明した。設定箇所を特定し、設定を実施したが、これらの作業だけでも優に1カ月の時間を要することになった。

新システム「Osti」へ

新システムは、見やすいポータル画面から様々な業務アプリに入ることができる業務用ポータルサイトといえる。ユーザーに新システムを理解してもらい、親しみを持ってもらう目的で、新システムの名称を大陽日酸グループ内で公募した。

多くの応募があった中から選ばれた名称は「Osti（オスティ）」。Ostiは、発想・アイデア重視の課題解決型会議手法である“Open Space Technology”の頭文字「OST」に、利益の源泉となるユーザー情報などの情報”Information”の「Ｉ」を加えたもの。また、業務の入り口であることから、ラテン語で、「入り口」を表す「ostium」ともかけている。呼びやすく親しみのあるネーミングは、社内でも好評を博した。

6500人分の膨大なデータ移行

タイムスケジュールでは、2018年6月に全社にOutlookを導入し、メールとカレンダー機能の移行を行うことを目指し、5月に一部の先行会社で試験運用をすることとなった。その目標に合わせて工程が組まれた。

2月に入ると、Notesからアドレスやメーリングリストなどのデータ移行を始めたが、作業は想像以上に難航した。
「グループ社員6500人分（移行当時）の移行データの量は我々の予想以上に膨大でした。それだけではなく、Outlookはセキュリティがしっかりしているため、退職した人のアドレスなど現在使用していないものは登録できず、データをそのまま移行することができません。既存データをクレンジングする作業が必要で、当初は手作業で照合しましたが、それではとてもスケジュール内に作業を完了できません。そのため、急遽、開発チームにクレンジングのプログラム開発を依頼し、データ抽出を完了しました。」と、R.I.は苦労を語る。

同時に、ユーザーに新システムを機能や使い方、これまでのシステムとの違いなど理解してもらわなければならない。ＩＴサービス課では、Ostiのマニュアルを作成し、全国の事業所で説明会を開催した。当初は新しいシステムのOstiに戸惑いはあったものの、説明会を重ねると、やがて理解してもらったという手ごたえを感じた。

移行完了

2018年4月には、既存のNotesからの先行移行会社として、大陽日酸とグループ会社2社のデータを抽出、先行会社の本稼働後の運用に向けて、サポート体制を整えるなど、準備も着々と進めた。 5月、ついに先行会社で運用がスタート。この時は、試験運用期間としてNotesメールも残し、並行稼働する。運用してみると、細かい仕様について新たな課題が発生。その都度、Microsoftのサポートと連携し、一つずつ解決していった。

6月に全社にOutlookのメール機能を導入、全社で本稼働をスタートした。ここでも、先行会社と同様の細かい仕様の課題が出てきたが、先行会社で対応できていたため、大きな問題となる部分はなかった。そして、2017年7月、Notesのメールを完全に停止し、メール機能の移行作業が完了した。